东华理工大学建设工程项目全过程跟踪审计管理办法
发布人:陈亚敏  发布时间:2017-12-01   动态浏览次数:10

第一章 总则

第一条 为了进一步加强基本建设资金的有效管理,规范工程建设行为,合理控制工程造价,根据教育部《教育系统内部审计工作规定》(教育部令第17号)和《教育部关于加强和规范建设工程项目全过程审计的意见》(教财[2007]29) 等相关法规规定,结合学校建设工程项目管理与工程审计的实际,制定本办法。

第二条 本办法所指建设工程项目全过程跟踪审计,是指学校审计处和审计处委托的具有相应资质的社会审计机构依据有关法律法规和制度规范,对建设项目施工准备、施工实施、竣工结算等各阶段业务管理活动的真实性、合法性和效益性所进行的与建设进度同步的全过程审计监督与评价活动。是采取提前介入,全过程跟踪,以预防性和建设性为主要目的的一种审计监督模式。

第三条 本办法所指学校建设工程项目是指学校新建工程及学校要求的其他建设工程将实行全过程跟踪审计,并按本办法具体执行。

第四条 学校审计处是负责工程建设项目全过程跟踪审计工作的职能部门,承担组织实施工程建设项目全过程跟踪审计工作。

第五条 社会审计机构接受学校审计处的委托,对学校审计处负责并接受审计处管理、监督。其选择与确定依据《江西省省级政府投资建设项目预、决()算编制与审核服务购买工作方案》(赣财办〔201444号)、《江西财政投资项目委托中介机构评审付费标准》(赣财办〔201562号)、《关于规范工程造价咨询服务收费的通知》(赣价〔20159号和《东华理工大学综合招投标管理实施细则》)等文件的有关规定执行。

第六条 审计费用的标准、审批、支付程序

(一)跟踪审计过程中发生的审计费用,按照“财政部关于印发《基本建设财务管理规定》的通知(财建[2002]394)”列入建设成本。跟踪审计收费依据审计项目的规模、内容及要求,参照国家有关收费标准,双方约定计取。

(二)基本审计费和审减率在5%(含5%)以内部分的审计费,在项目经费内按上述约定收费标准计算的审计费用金额支付;审减率超过5%(不含5%)部分的审计费由承包人支付,并应在签定施工合同时明确。

(三)审计费的支付由社会审计机构根据合同执行情况提交审计费支付报告,审计处工作人员初审、分管副处长复核,审计处处长签字盖章后,按学校审批程序办理支付手续。

第七条 学校建设工程项目全过程跟踪审计应坚持严谨、规范、高效的工作原则,遵循依法审计、独立审计、客观公正、职业谨慎和廉洁奉公的审计原则,以促进控制工程造价和规范工程管理为重点,并关注投资、工期、质量三者关系,将审计控制和审计评价紧密联系起来,做到事前审计、事中审计和事后审计相结合。

第二章工程项目全过程跟踪审计相关职能机构工作职责

第八条 审计处的职责

(一)负责建设工程项目过程跟踪审计工作的组织、管理、监督与协调,处理审计过程中遇到的问题。

(二)协助校招投标办公室做好对社会审计机构的招标和委托工作,经学校授权签订委托合同。

(三)负责组建由社会审计机构专业人员和审计处审计人员组成的工程项目审计工作组(以下简称“审计组”),审核并批准社会审计机构编制的跟踪审计具体实施方案,对社会审计机构提供的咨询意见进行审核和确认。

(四)对每个送审事项出具相应的书面咨询意见或审计意见。其中,特别重大事项需组织召开工程管理、监理、施工、造价咨询机构等单位联席协调会议共同商议并报学校批准后,方可出具咨询意见或审计意见。

(五)审核咨询机构出具的《工程造价咨询报告书》初稿,组织报送江西省财政投资评审中心评审,由财政评审中心审定最终的工程造价并出具《工程结算审计报告》。

(六)对社会审计机构的工作进行管理、监督、考核、评价咨询机构的工作质量。

(七)积极配合和支持基建处进一步加强工程管理工作。

第九条 基建处的职责

(一)积极支持和配合审计处和工程造价咨询机构开展全过程审计监督工作。

(二)对各阶段需送审资料进行初步审核后,按审计处的要求向审计处提供送审相关资料,并保证资料的真实、准确、完整;及时通报工程建设过程中的有关情况,提前通知审计处参加与受委托项目相关的图纸会审、工程例会、隐蔽工程、关键部位及竣工验收等活动,以便审计处获取工程相关信息。

(三)对跟踪审计中发生的问题以及对咨询机构的工作质量,可向审计处反馈意见或提出建议,协同审计处及时召开协调会解决过程审计中遇到的困难和问题,提高审计质量。

(四)负责督促和协调工程建设监理单位和承包人等落实审计咨询意见。

(五)在各阶段合同订立时,应体现学校全过程审计的有关规定,并将其列入合同条款中。

第十条 社会审计机构的职责

(一)遵守国家和地方有关的法律法规以及学校有关的规章制度,认真履行委托合同约定的工作职责,并对咨询意见和审计报告承担法律和经济责任;接受学校审计处的管理和监督。

(二)制订跟踪审计实施方案,该方案应包括人员安排、工作计划、技术手段和方法、工作制度等内容。

(三)对工程量清单、招标控制价或标底、清标、投标报价、设计变更、工程签证、工程进度款的支付、设备及材料价格、索赔费用、竣工结算等进行审计,提出审计意见或提供咨询意见;工程竣工结算造价与施工合同约定造价有较大价差时,进行价差分析并提供分析报告。

(四)跟踪审计过程中,社会审计机构应及时了解工程建设情况,形成详细的全过程审计记录,应根据建设工程项目过程审计的实施情况,对大型变更签证、隐蔽工程等重要分项进行分析和评价,出具跟踪审计咨询书面意见。

(五)认真做好与学校基建处和工程相关单位的沟通和协调工作,定期或不定期的向审计处项目负责人汇报审计工作进展情况和审计工作中发现的问题,征得审计处的指导性意见,促进全过程审计工作顺利开展和工作水平的提高。

第三章 建设工程项目全过程跟踪审计的内容

第十一条 全过程跟踪审计涉及到工程项目建设的各个阶段,主要包括工程施工准备阶段、工程施工阶段及工程竣工结()算及后期评估阶段。主要内容具体包括:

(一)勘察、设计阶段的审计

(二)施工招、投标阶段的审计

(三)工程施工合同的审计

(四)工程进度款的审计

(五)设计变更的审计

(六)工程签证的审计

(七)大宗物资采购的审计

(八)主要隐蔽工程及工程验收的审计

(九)索赔费用的审计

(十)竣工结算的审计

第十二条  勘察、设计阶段的审计

(一)图纸设计,由基建处牵头按照相关规定的程序和要求选择设计单位,校招标办、审计处参与。

(二)审计处参与项目建设前期有关技术经济活动的过程及服务性费用的洽谈;审查勘察、设计等招标文件内容的完整性,招标程序的合规合法性。

(三)审核勘察、设计合同:勘察、设计单位主体的合法性,收费的合规、合理性,是否对设计提出投资控制的具体要求,对设计概算编制是否有要求和相关约定;责、权、利及违约条款的完整性和合理性,对低劣勘察、设计质量的索赔约定是否合理。

第十三条 施工招、投标阶段的审计

(一)审核招标文件

需审核的招标文件主要包括招标代理机构招标文件、施工招标文件、工程监理招标文件等。

审核要求:对施工招标文件中工程造价控制有关条款的合理性进行审核,并提出审核意见和建议;文件内容的完整性、严密性,其中的暂定金额、暂估价等确定依据和确定规则是否明确;招标程序的合规、合法性,评标、定标工作的公正、公平性。重点审核计价依据、价款结算与调整办法、合同主要条款。参与对招标代理机构招标文件、工程监理招标文件有关条款的合理性进行审核及服务性费用的洽谈。

(二)编制、审核工程量清单、控制价及投标价

主要审核:工程量清单中主要工程量的计算是否准确,清单项目的编制、特征描述是否准确、完善,措施项目是否完整,是否存在明显漏项,控制价是否预先控制及价格水平是否合理。

工程预算建筑材料价格的确定:一般材料及常规主要材料依据同期信息价确定,拟采用价格难以确定的材料,基建处应根据设计和使用要求提供品牌、规格(材料品牌必须提供3种及以上),材料预算价格由基建处会同审计处共同研究或经市场调查后列入预算控制价。

(三)审核招标答疑文件

主要审核:文件内容表述的准确及完整性。

(四)审核投标清单报价的合理性。对投标清单报价进行基础性数据分析和整理,找出投标清单中可能存在疑义或者显著异常的数据。审计处应根据招标阶段审计中发现的工程投资控制中存在的主要问题,及时与基建处、社会审计机构等进行沟通,提出修改意见与建议。

第十四条 工程施工合同的审计

主要审核:合同主体的合法性;合同内容与招标文件邀约、投标文件响应是否一致;工程量变更、设备及材料价款调整、暂估价约定计价计量规则条款、结算依据、审计条款等内容表述是否合规、合理、准确、完整。在合同中应约定所有的建设项目均应进行审计。未在规定时间内报审的工程变更、洽商、材料及主要设备的定价、索赔均不能作为结算依据,视为包括在合同价款之中。

第十五条 工程进度款的审计

(一)承包人按月报送工程进度报表,经监理公司确认后上报基建处,基建处组织有关单位初步审校验收,签署意见,提交审计组确认。

(二)主要审核:是否符合申报程序,所报进度是否与实际工程进度及实物工程量相符,计量计价方式及支付办法是否与合同约定相符,是否存在重复申报或将学校直接采购的材料、设备虚报的现象,工程预付款是否按合同约定比例支付和扣回等。

(三)根据工程进度,审核实物工程量及工程进度款。当工程进度款支付产生偏差时,分析偏差产生的原因并提供书面分析报告。

第十六条 设计变更的审计

(一)审计组应参与图纸会审、设计变更的论证。设计变更必须按程序报批。审计组以设计单位签字盖章确认后的批准文件作为工程结算依据,以学校基建处负责人、监理工程师、跟踪审计人员、承包人负责人共同签证确认的变更工程量进入工程竣工结算。

(二)对设计变更主要审核:是否符合设计变更的批准程序,变更内容是否与实际发生相符,是否由主张变更的单位或部门以书面报告形式提出,是否有变更费用预算书。重大设计变更,尤其是可能引起工程造价超出工程投资总额控制目标的设计变更,必须事先论证,按审批程序报批。

第十七条 工程签证的审计

(一)在施工过程中严格控制变更,工程变更前分析变更的原因。严格审核承包人提出的变更,防止承包人利用变更增加工程造价。

(二)对变更工程签证主要审核:是否符合工程签证的管理程序和批准权限;签证内容是否与实际发生相符;计量计价方式是否与合同有关条款约定相符(或另做合理约定)。

(三)对发生的工程变更,及时做好事件发生、发展、终结等相关记录,必要时现场拍照,收集相关的证据资料;基建处对工程造价有影响的隐蔽工程项目在施工前或施工过程中应及时通知审计组派员到达现场,若施工方自行处理,工程结算审计时不予认可。

(四)全过程监督跟踪审计人员对工程签证中定额计价缺项的项目,应根据计价原则及时确定其单价,并出具工程签证项目单价审定意见书。

第十八条 大宗物资采购的审计

(一)本办法所称大宗材料、设备是指同类材料总价或设备总价大于10万元的材料或设备。上述标准以下的材料、设备的采购酌情参与。

(二)对于非招标确定的认质认价工程材料,根据基建处的书面要求,按照学校确定的品牌、规格,提供价格方面的咨询意见。

第十九条 主要隐蔽工程及工程验收的审计

(一)在隐蔽工程完工前,基建处应会同跟踪审计人员一并参加隐蔽工程的检查验收。跟踪审计人员须做好跟踪审计的书面记录、照相、摄相、电子文档,留下有力的证据。未经学校基建处的现场负责人、监理工程师、跟踪审计人员、承包人现场负责人共同签证确认的隐蔽工程不得进入工程竣工结算。对于结算时容易产生分歧的隐蔽工程,如土方工程、桩基工程、路基工程等,应重点跟踪。

隐蔽工程签证必须按基建处相关文件规定程序办理,全过程跟踪审计人员(甲方代表参与)应结合清单综合单价内容及实际施工情况对拟签证隐蔽工程进行分析,避免重复签证及漏减未实施项目。隐蔽工程签证后,甲方工地代表应将已签证资料编号(编号必须连续),分别递交审计部门、全过程跟踪社会审计机构及其他相关单位各1份。隐蔽工程签证具有很强的时效性,审计部门不得以任何理由搁置批复,甲方工地代表亦应及时组织签证,不得以任何理由拖延和回避。有争议应在15个工作日内及时解决或以书面形式提出解决意见。如有违背,由此引发纠纷诉讼造成损失,应追究审计人员或其他相关人员责任。

(二)工程验收主要包括基础验收、主体验收、竣工验收

1.基础验收:现场核查基础分部工程中涉及分部工程造价变化的验收资料的完整性及真实性。

2.主体验收:现场核查主体分部工程中涉及工程造价变化的验收资料及索赔资料的完整性及真实性。

3.竣工验收:主要核查变更、材料认证及有关索赔的书面证明材料,做好交付、验收时间记录。

第二十条 索赔费用的审计

(一)在工程实施过程中,对可能引起索赔的因素重点跟踪,并及时提供相关咨询建议,以力求避免索赔事件的发生。对已经发生的索赔事件,根据合同的约定,及时做好事件发生、发展、终结等相关记录,必要时现场拍照,收集相关的证据资料;在规定的时间内与基建处一起及时处理索赔事件。

(二)在项目实施过程中,对由于承包人的过错而引起的质量缺陷、工期延误、费用增加和造成损失的,积极协助基建处及时提出反索赔。

第二十一条 竣工结算的审计

(一)工程竣工结算资料主要包括(全套结算资料统一装订、编号(编号必须连续)):

1.立项文件

2.招投标文件(含招标控制价预算及其电子版、工程量清单、投标文件及其电子版、开标记录)

3.中标通知书

4.施工合同

5.工程设计变更、隐蔽工程签证资料

6.增加工程量签证或审批表

7.暂估材料认价资料和可调差材料认价资料

8.竣工结算报告书及其电子版

9.竣工图纸及其电子版

10.竣工验收报告

11.经基建处初审后的工程结算文件

12.与工程造价相关的其他资料

(二)审查竣工结算资料的完整性。承包人如未在规定的时间内提供完整的工程竣工结算资料,经基建处催促后规定时间内仍未提供或没有明确答复,审计组有权根据已有资料进行审查,结算过程中原则上不再接受有关经济方面的资料,责任由承包人自负。

(三)现场勘查。检查实际施工是否与图纸、招标文件及答疑、图集、施工规范的要求相符,对不符部分,按合同约定的调整方式调整。

(四)审核工程结算:审核工程量、取费、清单项目审查综合单价,对超报、虚报部分造价按相关规定扣减。审核材料价格是否与签证价、信息价、市场价相符合,对不符的材料价格按规定调整。

第四章 建设工程项目全过程跟踪审计的工作程序

第二十二条 工程施工准备阶段的工作程序

(一)基建处以工程咨询函(基建处签章)的形式向审计处明确提出需要全过程跟踪审计的项目情况和需要咨询的内容和要求,同时提供相关资料。

(二)审计处按照国家和学校有关规定,完成工程造价咨询机构的遴选、委托和合同签订等前期工作。

(三)社会审计机构根据国家有关规定和基建处的相关要求,编制建设工程项目全过程跟踪审计实施方案,报审计处审批。

(四)审计处成立由社会审计机构和审计处审计人员共同组成的审计组,具体组织实施全过程跟踪审计工作。

(五)基建处将签署意见的设计招标文件、设计合同和监理合同送审计组,审计组在规定时间内进行审核,并会签审计意见。

(六)工程预算编制与标底控制价的确定。设计招标和施工图审计完成后,应按照国家、省、市规定的程序和要求由基建处报省财政评审中心,由评审中心抽取工程造价咨询机构进行编制,并经省财政厅评审中心组织评审确定;对大型新建项目,为了保证标底控制价编制质量,报校园建设与规划领导小组同意后,校招标办、基建处、审计处根据相关规定选定另外一家有相应资质的工程造价中介机构,委托其编制工程预算并与省评审中心抽取的工程造价咨询机构所编制控制价进行核对,由基建处、审计处共同确定工程预算送审稿,报省财政评审中心审定后,进入招标程序。

(七)审计组对基建处提交的受委托项目的招标代理合同、招标文件、工程量清单(或编制)、施工合同、中标单位的技术标和商务标等进行审核,根据审核情况会签审核意见;参加基建处组织的招标前工程量清单图纸会审会议,完善招标工程量清单完整性和准确性。

(八)审计组参加工程开工前图纸会审会议,提出施工图设计会审修改建议和意见。

第二十三条 工程施工阶段的工作程序

(一)审计组熟悉项目施工招标文件、合同、图纸等有关工程资料。

(二)基建处将通过设计审查的正式图纸送审计组,审计组在规定时间内完成项目的清标工作。

(三)审计组参加现场召开的与工程造价控制有关的工程例会。

(四)承包人按月报送工程进度报表,提交经过工程监理审核并由基建处签署意见后的工程施工进度表,由审计组会同基建处、监理单位、承包人定期对现场进度进行复核与确认,在规定时间内审核签署审计意见后,将复核结果反馈基建处,方可按有关程序办理财务支付手续。

(五)设计变更前,项目代表将设计变更的资料及有关情况提供给跟踪审计人员,跟踪审计人员对工程变更进行审核并测算变更对工程造价的影响,出具审计咨询意见提交基建处专题会议讨论。基建处及时将最后确定的工程变更的技术核定单、经济签证单和相关资料及执行情况反馈给审计组备案存档。

(六)工程签证前,项目代表将工程签证的资料及有关情况提供给跟踪审计人员,跟踪审计人员对工程签证进行审核并测算变更对工程造价的影响,出具审计咨询意见提交基建处专题会议讨论。基建处及时将最后确定的工程经济签证单和相关资料及执行情况反馈给审计组备案存档。

(七)基建处及相关部门对拟选用材料及设备签署单价、厂家、规格等意见,对大型招标材料及设备提供预选厂家及报价单后,在规定时间内送审计组,审计组在规定时间内审核,并提出审计建议或出具审计意见。工程管理及相关部门及时将定案及执行情况反馈给审计组备案存档。

(八)基建处对隐蔽工程及验收的内容及时间应提前通知审计组,审计组对隐蔽工程及工程验收进行现场审核,对审核结果进行记录备案存档,对审核中发现的问题及时向基建处通报抽验情况和处理意见。

(九)承包人在索赔事件发生后的规定时间内提交“索赔申请报告书”及索赔费用,基建处签署意见后送审计组,审计组在规定时间内审核,并提出审计建议或出具审计意见。基建处及时将定案及执行情况反馈给审计组备案存档。

(十)跟踪审计过程中,审计组应根据施工阶段审计中发现的工程施工和工程管理中存在的主要问题,及时与基建处、监理单位等进行沟通,定期或不定期的出具审计咨询书面意见,提出加强和改进管理的建议,并对相关资料存档。

第二十四条 工程竣工结算及后期评估阶段的工作程序

(一)工程竣工验收二个月内承包人编制竣工结算送审报告,由基建处对工程结算书及所有的竣工结算资料进行审核。

(二)审计处组织审前会议,与基建处签署《东华理工大学工程审计资料报审承诺书》、与工程造价咨询单位签署《东华理工大学建设项目工程竣工结算审核承诺书》,基建处将完整的竣工结算资料送交审计处。

(三)根据审计工作需要,依照合同及学校有关规定,并结合图纸、经初审后的实测数据等,由审计组组织、安排现场勘测对经基建处初审后的工程结算书实施审计验证,核查实际施工情况是否与竣工结算资料相符。

(四)审计处及时组织基建处、工程造价咨询单位和承包人共同研究、协商解决工程审计中的重大问题。

(五)审计组在有关规定的时限内完成竣工结算审计工作,由工程造价咨询单位出具《工程竣工结算审计报告》初稿。

(六)工程造价咨询单位按《造价咨询合同》约定对工程竣工结算价与合同价差额提出书面分析、建议。

(七)审计处将基建处、承包人、工程造价咨询单位共同签字盖章确认的《工程竣工结算审核报告》进行复核审计后,将结果报送省财政投资评审中心进行最终复审。

(八)财务部门、基建处按照最终审计结论进行工程款结算。

(九)工程项目全过程跟踪审计结束,审计处将相关的档案资料按照有关规定建立和进行管理。

第五章 建设工程项目全过程跟踪审计的工作时限要求

第二十五条 跟踪审计的工作时限应满足工程质量和进度的需求,并以不影响工程质量和进度为工作原则,基建处应根据咨询工作量的大小,为咨询工作预留充足、合理的时间,以确保咨询意见的质量。

第二十六条 在送审资料完整、无重大争议问题的情况下,审计处将在合理时限内完成结算审计工作并出具《工程结算审计报告》初稿。

结算审计过程中,如出现重大分歧,审计处将及时组织基建处、工程造价咨询单位和承包人共同研究后,报学校批准解决。因相关部门(单位)不配合或资料不完整延长审计时限造成的后果由相关部门(单位)负责。

第六章 附则

第二十七条 对基建处根据要求提交的工程过程审计资料,审计处根据移交时间进行登记并办理交接手续。项目审结后,需退还的资料应全部退还基建处,并办理资料退还手续。

第二十八条 学校招投标办公室在拟订招标文件时,须将全过程跟踪审计内容纳入招标文件必须响应的条款中,并最终列入施工合同条款。

第二十九条 本办法自发布之日起执行,其解释权归东华理工大学审计处。